ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14 июня 2019 г. № 144 Об утверждении порядка передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в архивный фонд муниципального архива

Наименование:ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14 июня 2019 г. № 144 Об утверждении порядка передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в архивный фонд муниципального архива
Дата:14.06.2019
Cкачать: ms-word

АДМИНИСТРАЦИЯ

МИРНОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ДЖАНКОЙСКОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

от 14 июня 2019г.                                   № 144                                      с. Мирновка

 

Об утверждении порядка передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в архивный фонд муниципального архива

 

  • соответствии с Федеральным законом от 12.01.1996 г. № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле» (ред. 28.07 2012 г.), Законом Республики Крым от 30.12.2015г. №200-ЗРК/2015 «О погребении и похоронном деле в Республике Крым», руководствуясь Уставом муниципального образования Мирновское сельское поселение Джанкойского района Республики Крым, администрация Мирновского сельского поселения

 

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

 

  1. Утвердить Порядок передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение в архивный фонд муниципального архива согласно приложению № 1.
  2. Настоящее постановление опубликовать (обнародовать) путем размещения на информационном стенде в здании администрации Мирновского сельского поселения Джанкойского района Республики Крым и на официальном сайте Мирновского сельского поселения в информационно — телекоммуникационной сети «Интернет» — http://мирновское.рф/

 

 

3.Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.

 

4.Постановление вступает в силу со дня его обнародования (опубликования)

 

Председатель Мирновского сельского совета-

глава администрации

     Мирновского  сельского поселения                                                 Н.В. Терещенко

 

Приложение №1

к постановлению Администрации

Мирновского  сельского

поселения

от 14.06.2019 г. №144

 

 

ПОРЯДОК

передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на

постоянное хранение в муниципальный архив

 

  1. Формирование (комплектование) и хранение документов захоронений уполномоченным органом в сфере погребения и похоронного дела

 

Книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) (далее — Книги) являются документами строгой отчетности и относятся к делам с постоянным сроком хранения.

 

Законченные делопроизводством Книги хранятся в уполномоченном органе местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела в течение пяти лет, по истечении которых передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.

 

Книги передаются в упорядоченном состоянии по описям (приложение № 1). Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-

 

передачи дел между Администрацией Мирновского     сельского поселения и Архивным отделом

 

(муниципальным архивом) администрации Джанкойского района Республики Крым (приложение № 2).

Вместе с документами передаются три экземпляра описей.

Книги передаются в муниципальный архив в архивных коробках.

 

Все работы, связанные с передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их транспортировкой, выполняются за счет средств уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела.

 

Упорядочение книг проводится ответственными за ведение книг сотрудниками Администрации Мирновского сельского поселения при методической помощи специалистов муниципального архива.

 

  • целях учета находящихся на хранении книг создаются учетные документы:
  • — описи дел;

 

  • листы фондов для учета состава и объема книг по каждому кладбищу (приложение № 3);

 

  • паспорт архива для суммарного количества дел. Паспорт составляется ежегодно в декабре

месяце , и один экземпляр представляется в муниципальный архив (приложение № 4);

  • дело фонда, в состав дела включаются акты приема-передачи книг, исторические справки, акты и листы проверки наличия книг, акты выдачи книг, документы о работе с фондом,

изменениях  его объема и состава.  Администрация Мирновского сельского поселения не реже одного раза в течение пяти лет

 

представляет описи книг на рассмотрение Архивного отдела (Муниципального архива) администрации Джанкойского района Республики Крым.

 

  1. Составление описей дел

 

  • Администрации Мирновского сельского поселения описи Книг хранятся на протяжении пяти лет по каждому кладбищу отдельно.

 

По истечении пятилетнего срока Книги входят в состав фонда Администрации Мирновского сельского поселения, который составляет на каждое кладбище отдельную опись дел. Описи дел систематизируются в алфавитном порядке, каждой описи присваивается свой

 

порядковый номер (1, 2, 3 и т.д.). Описи дел сопровождаются единым титульным листом, оглавлением (перечень кладбищ) и исторической справкой.

 

  1. Использование документов

 

Использование документов — применение документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

 

Основными формами использования документов являются:

 

  • исполнение запросов граждан (информация по запросам выдается в виде архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании письменного заявления и по установленной

форме ) (приложение № 5);

  • выдача документов во временное пользование (приложение № 6).

 

Срок исполнения запросов граждан и организаций не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации обращения. Выдача книг во временное пользование производится на срок не более 3 месяцев.

 

Книги, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с действующим законодательством, подлежат возврату.

 

  1. Контроль за соблюдением порядка ведения, обеспечением сохранности и подготовки для постоянного хранения книг

 

регистрации захоронений (захоронений урн с прахом)

 

Контроль за соблюдением порядка ведения, обеспечением сохранности и передачи книг захоронений (захоронений урн с прахом) в Мирновском сельском поселении осуществляет администрация Мирновского сельского поселения.

 

Приложение № 1

 

  • Порядку передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение

 

  • муниципальный архив, утв. постановлением администрации Мирновского сельского поселения 00.100.2019 №00

 

 

____________________________________________________ (наименование уполномоченного органа местного

 

____________________________________________________ самоуправления в сфере погребения и похоронного дела)

 

        УТВЕРЖДАЮ  
        Наименование должности  
        руководителя организации  
Фонд N __________________        
ОПИСЬ N ________________   Подпись Расшифровка подписи
  ДЕЛ ПОСТОЯННОГО        
    ХРАНЕНИЯ   Дата  
ЗА ______________ ГОД        
             
N Индекс Заголовок дела Крайние Количество   Примечания
п/п дела   даты листов    
             
1 2 3 4 5   6
             

 

  • данный раздел описи внесено _________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

 

  • N _________________________  по  N  ___________________________  в  том  числе:  литерные  номера:

__________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

 

Наименование должности    
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом    
организации Подпись Расшифровка подписи
Дата    
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК ________________ Протокол ЭПК _________________________
(наименование органа) (наименование уполномоченного
____________________________ ______________________________________
  органа исполнительной власти в области
  архивного дела, федерального архива)
от ______________ N ______________   от ______________ N ______________

 

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела Формат А4 (210 x 297)

 

 

Приложение № 2

 

к Порядку передачи книг регистрации захоронений

 

(захоронений урн с прахом) на постоянное хранение

 

в муниципальный архив, утв. постановлением администрации

 

Мирновского  сельского поселения от 00.00.2019 №00

 

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
____________________________________ ____________________________________
(наименование должности руководителя (наименование должности руководителя
___________________________________ ____________________________________
  организации-сдатчика)   организации-приемщика)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать

 

А К Т

_________ N __________

(дата)

 

П РИ Е М А -ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

НА ХРАНЕНИЕ

___________________________________________________________________________

 

(основание передачи)

___________________________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

 

сдал, _____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

(название организации-сдатчика)

принял ____________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

(название организации-приемщика)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

 

N Название, номер описи Количество Количество ед. Примечания
п/п   экземпляров хр.  
    описи    
         
1 2 3 4 5
         

 

Итого принято ___________________________ ед. хр.

 

┌──────────────────────────────────┬─────────────────────────────────── ───┐

│Передачу произвели: │Прием произвели:  
│Должность Подпись Расшифровка │Должность Подпись Расшифровка
  Подписи │   Подписи
     
│Дата   │Дата    

 

└──────────────────────────────────┴─────────────────────────────────── ───┘

 

Форма акта приема-передачи документов на

хранение Формат А4 (210 x 297

 

Приложение № 3

к Порядку передачи книг регистрации захоронений

(захоронений урн с прахом) на постоянное хранение

в муниципальный архив, утв. постановлением администрации

 

Мирновского  сельского поселения от 00. 00.2019 №00

 

К Н И Г А

УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ

 

N Дата Наименование Наименование, Название Годы Кол-во Краткая Номер Примечание
п/п поступления организации номер и дата фонда документов ед. хр. или характе- фонда,  
    (фамилия, документа, по     неописанных ристика присвоенный  
    инициалы которому     документов состояния поступившим  
    лица), от приняты     (листов)   документам  
    которой документы         по списку  
    поступили           фондов  
    документы              
                   
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
                   

 

Итого поступило за ____ год _________________ ед. хр. (документов, листов)

(цифрами и прописью)

 

  • том числе <*>: _________________________________________________________

__________________________________________________________________________

_________________________________________ Наименование должности работника

 

 

Подпись

 

 

Расшифровка подписи

 

 

 

Дата

 

___________________________

 

 

———————————

 

<*> В общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

 

Форма книги учета поступлений документов

Формат А3 (420 x 297 мм)

 

ЛИСТ ФОНДА N __________________

 

____________________________________________________________________ _________________________

 

(Местонахождение фонда (наименование организации, где хранится фонд) (Дата первого поступления документов фонда)

 

Крайние даты каждого Название фонда
названия фонда  
   
1 2
   

 

  1. Учет неописанных документов

 

Дата Название, N и дата Поступление Выбытие
записи документа, по которому        
  поступили или выбыли        
  документы Кол-во Крайние Кол-во Крайние
    ед. даты ед. хр. даты
    хр.      
           
1 2 3 4 5 6
           

 

Форма листа фонда

 

  1. Учет описанных документов

 

Дата Номер Крайние Название Поступило   Выбытие         Наличие (остаток)        
записи описи даты описи или дел                            
  дел дел по аннотация   Дел Основание   В том числе ед. хр.     В том числе      
    описи документов     выбытия   по описям,                  
            (название, утвержденным     постоянного хранения     по л/с
            дата, N     ЭПК                  
            документа)         Дел Крайние Из них по   ед. хр.   крайние
                        даты описям,       даты
                        дел утвержденным      
                          ЭПК        
1 2 3 4 5 6 7   8 9 10 11 12 13   14 15   16
                                     

 

 

Форма листа фонда Формат А4 (210 x 297 мм)

 

Приложение № 4

к Порядку передачи книг регистрации захоронений

(захоронений урн с прахом) на постоянное хранение

в муниципальный архив, утв. постановлением администрации

 

Мирновского  сельского поселения от 00.00.2019 №00

 

Кому предоставляется ______________________________________________________

(наименование и адрес получателя)

Кем предоставляется _______________________________________________________

 

(наименование и адрес отчитывающейся организации)

 

___________________________________________________________________________

(форма собственности отчитывающейся организации)

 

П АС П О Р Т

АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

НА ___ ________ 20___ ГОДА

 

  1. Общие сведения

 

Код строки Количество фондов Площадь архивохранилища Загруженность
    (кв. м) архивохранилища (%)
А 1 2 3
101      

 

  1. Сведения о документах

 

Показатели Код Количество единиц хранения              
  строки                    
  Всего Крайние даты   Из них внесено в описи,   Хранится сверх    
           
            утвержденные   установленного    
            (согласованные) ЭПК   срока    
            архивного учреждения        
            Всего Крайние даты        
      Начальная   Конечная   Начальная Конечная      
А Б 1 2   3 4 5 6 7    
Постоянного хранения 201                    
По личному составу 202                    

 

  1. Кадры

 

 

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

 

Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное

Отопление: центральное, печное, отсутствует.

 

 

«__» ___________ 20__ г. Глава Мирновского сельского поселения

 

______________________________________

(подпись)

 

Фамилия и телефон исполнителя

 

Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.

Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.

Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

Читальный зал: есть, нет.

 

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

 

 

Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую

документацию Формат А3 (297 x 420 мм)

 

Приложение № 5

 

  • Порядку передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение

 

  • муниципальный архив, утв. постановлением администрации Мирновского сельского поселения от 00.00.2019 №00

 

_________________________________________

(название архива)

_________________________________________

 

(почтовый индекс, адрес,

 

 

 

 

Адресат

 

 

_________________________________________

телефон, факс)

 

АРХИВНАЯ СПРАВКА

__________________ N ____________________

(дата)

На N _____________ от ___________________

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель организации Подпись Расшифровка подписи
Основание:      
Исполнитель Подпись Расшифровка подписи
  Печать    

 

Форма архивной справки

 

Формат А4 (210 x 297 мм)

 

Приложение № 6

 

  • Порядку передачи книг регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) на постоянное хранение

 

  • муниципальный архив, утв. постановлением администрации Мирновского сельского поселения от 00.00.2019 №00

 

(Титульный лист)

 

Администрация Мирновского

сельского поселения

 

К Н И ГА

ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ № _______

 

Начата ____________________

 

Окончена __________________

 

Форма титульного листа книги выдачи документов Формат А4 (210 x 297 мм)

 

(лист книги)

 

N Дата Фонд. Опись N Ед.хр. Кому Расписка в Дата Расписка в Примечание
п/п выдачи N     выдано получении возврата возвращении  
            дела дела дела  
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
                   

 

ИТОГО в __________________ году выдано из хранилища N _____________________

 

(цифрами и прописью)

___________________________________________________________________ ед. хр.

 

Наименование должности работника,

 

составившего итоговую запись                                                       Подпись                  Расшифровка подписи

 

Дата

 

Форма книги выдачи дел из хранилища

Формат А4 (210 x 297 мм)